Bornemse verenigingen en/of andere organisatoren dienen in bepaalde omstandigheden een gemeentelijke toelating aan te vragen wanneer zij een activiteit of evenement willen organiseren. Zij kunnen hierbij ook gebruik maken van gemeentelijk evenementenmateriaal. Sinds mei 2021 werken we met een nieuw softwareprogramma van leverancier "Eagle", dat de aanvraagprocedure gestroomlijnder moet maken voor de evenementaanvrager. Ook het beschikbaar evenementenmateriaal is hieraan gekoppeld.
Met de start van dit nieuwe softwareprogramma werd de uitleen van materialen alsook het evenementenreglement in z'n totaliteit herbekeken en in lijn gebracht met de huidige visie op evenementen. Daarbij worden de waarborgen afgeschaft, met uitzondering van de herbruikbare bekers, en wenst de gemeente te werken met een systeem van schadevergoedingen (in geval van materiaal dat niet of beschadigd terugkomt). Wat de herbruikbare bekers betreft, wordt een retributie aangerekend voor de kosten van een professionele reiniging.
In het kader van de gemeentelijke visie op evenementen wensen we het verenigingsleven ten volle te ondersteunen door een klimaat te creëren waarbij organisatoren worden aangemoedigd om evenementen te organiseren. In die optiek stellen we ons als gemeente welwillend op ten aanzien van verenigingen of andere organisatoren. Wij vertrekken vanuit de veronderstelling dat zij met uitgeleend materiaal of faciliteiten die wij hen ter beschikking stellen "als een goede huisvader" omgaan. Het verleden heeft overigens aangetoond dat er in de praktijk weinig waarborgen werden ingehouden en dat er zich ook weinig gevallen van schade voordeden.
Wij stappen bijgevolg af van het vroegere - voor de aanvrager complexe en voor de betrokken gemeentedienst administratief tijdrovende - systeem van waarborgen, ten voordele van een eenvoudigere, efficiëntere en vlottere manier van werken, waarbij we kosteloos evenementenmateriaal aanbieden en enkel bij niet-terugbrengen of schade het principe "potje breken, potje betalen" hanteren.
De herbruikbare bekers zijn een enigszins ander verhaal. Gezien daar de kans groter is dat de bekers niet of beschadigd terugkeren, vragen we daar wel een pand. De retributie voor de reinigingskosten is noodzakelijk, gezien de bekers door een professionele firma moeten gereinigd worden om schimmels te voorkomen. De gemeente kan dit niet in eigen beheer.
De gewijzigde overschakeling van waarborgen naar schadevergoedingen brengt een geringe financiële impact met zich mee t.o.v. de vroegere situatie.
Enig artikel
Het reglement "uitleen evenementenmateriaal', zoals in bijlage bepaald, wordt goedgekeurd.